1. OBJETIVO

EL objetivo de esta POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES (en adelante, la “Política”) es establecer los lineamientos para el tratamiento de los datos personales recolectados por la FUNDACIÓN SOMOS SIERRA (en adelante, SIERRA FC), garantizando los derechos de los niños, niñas, padres, acudientes, usuarios, contratistas, colaboradores, candidatos, clientes, aliados y otros terceros titulares, conforme con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012.

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2. DEFINICIONES

1. Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos personales, para llevar a cabo el tratamiento de dichos datos personales.

2. Aviso de Privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades que se pretende dar a los datos personales.

3. Candidatos: hace referencia a las personas que participan en los procesos de selección para trabajar en SIERRA FC.

4. Cliente: Persona natural o jurídica que recibe un servicio de SIERRA FC.

5. Colaboradores: Hace referencia a las personas que tienen una relación laboral con SIERRA FC como empleados y aquellos que prestan los servicios a través empresas de servicios temporales o mediante un contrato civil de prestación de servicios.

6. Conducta Inequívoca: comportamiento de una persona en una situación determinada referente a aquello que no admite duda o equivocación.

7. Proveedores: hace referencia a las personas que realizan labores profesionales o técnicas en calidad de proveedores de SIERRA FC.

8. Dato Personal: se trata de cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

9. Datos Personales de Niños, Niñas y Adolescentes (Datos Personales NNA): son los datos personales de los menores de edad, cuyo tratamiento deberá ser autorizado por el representante legal y tutor del menor, sin perjuicio de que el niño, niña o adolescente ejerza su derecho a ser escuchado. El tratamiento de dichos datos está prohibido, salvo cuando se trate de datos de naturaleza pública y cuando dicho tratamiento responda al interés superior del menor y se asegure el respeto de sus derechos fundamentales. 

10. Dato Privado: es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular. 

11. Dato Público: es aquel dato que no corresponde a la categoría de semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. Respecto de este tipo de datos, no se requiere autorización del titular. 

12. Dato Semiprivado: el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular, sino también a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV de la Ley 1266 de 2008 o aquella norma que la modifique, la sustituya o la complemente.  

13. Datos Sensibles: son aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como relativos al origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

14. Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento. Podrán ser terceros: contratistas, proveedores, aliados de SIERRA FC para que realicen el tratamiento de datos personales por cuenta de SIERRA FC para las finalidades autorizadas. 

15. Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos personales, para este caso, SIERRA FC.

16. Terceros: persona natural o jurídica con la cual SIERRA FC se relaciona, tales como: usuarios, proveedores, clientes o aliados. 

17. Titular: persona natural, dueña de los datos personales que se recolectan por el responsable del tratamiento o el encargado y quien se puede identificar con la información personal que entrega y puede ejercer sus derechos legales frente al tratamiento de la misma.

18. Transferencia: esta tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. 

19. Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

20. Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales: tales como: la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. 

21. Usuarios: son los individuos que podrían recibir los servicios de SIERRA FC.

      

3. INFORMACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

FUNDACIÓN SOMOS SIERRA es una entidad sin ánimo de lucro legalmente constituida bajo la legislación colombiana, domiciliada en la Carrera 45 A No. 106 a-35, en la ciudad de Bogotá, con NIT 901.006.056-8.  Tel. 3045750650/3014385655/3186436714. Dirección de Notificaciones: david.quinones@sierrafcrush.com

 

4.  ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN A PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS

Las peticiones, consultas y reclamos formulados por los titulares de datos personales bajo tratamiento de SIERRA FC para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir datos, o revocar la autorización, deberán ser dirigidas a: 

• Área: Administrativa. 

• Dirección: Carrera 45 A No. 106 a-35, Bogotá D.C. 

• Teléfono: 3045750650/3014385655/3186436714

• Correo electrónico: administracion@sierrafc.com.co
   

5. ALCANCE

Esta Política aplica a todo tratamiento de datos personales que realiza SIERRA FC en relación con sus colaboradores, visitantes, usuarios, proveedores, clientes, aliados y terceros en general que han autorizado a SIERRA FC para el tratamiento de sus datos personales, de conformidad con los lineamientos aquí fijados y la normatividad vigente.

 

6. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

Se requiere la información personal de los titulares para que SIERRA FC le dé tratamiento conforme con las siguientes finalidades:

 

Finalidades Generales:

1. Gestión Académica y Deportiva:

   • Inscripción, registro y participación de los menores en actividades deportivas, recreativas, formativas y de competencia.

   • Seguimiento al rendimiento físico, técnico y disciplinario de los menores.

   • Elaboración de informes de progreso y desempeño deportivo.

2. Atención Médica y Bienestar:

   • Registro y seguimiento de condiciones médicas, alergias, tratamientos y evolución física de los menores.

   • Coordinación de atención en caso de emergencias médicas.

   • Implementación de programas de salud y prevención.

3. Comunicación Institucional:

   • Contacto con padres, madres y/o acudientes para informar sobre actividades, novedades, eventos, reuniones, evaluaciones y situaciones especiales.

   • Envío de boletines informativos, circulares, encuestas de satisfacción y demás comunicaciones institucionales.

4. Gestión Administrativa y Legal:

   • Cumplimiento de obligaciones legales, contractuales, contables y fiscales.

   • Verificación de identidad y validación de información suministrada.

   • Atención de requerimientos de autoridades administrativas o judiciales.

5. Promoción y Divulgación Institucional:

   • Publicación de fotografías, videos, resultados y logros deportivos en medios institucionales físicos o digitales (página web, redes sociales, boletines, etc.), previa autorización del acudiente.

   • Difusión de eventos, actividades y campañas institucionales.

6. Seguridad y Control Interno:

   • Control de acceso a las instalaciones del club.

   • Implementación de medidas de seguridad física y digital para la protección de los datos personales.

7. Evaluación y Mejora del Servicio:

   • Realización de encuestas, estudios estadísticos y análisis internos para mejorar la calidad del servicio educativo y deportivo ofrecido.
      

7. DERECHOS DE LOS TITULARES

Con la aceptación de esta Política, los titulares de los datos personales manifiestan libre, expresa y previamente haber sido informados sobre los derechos que las leyes aplicables le conceden como titular de sus datos personales y que se enuncian a continuación: 

 

1. Conocer, actualizar y rectificar su información y Datos Personales frente a la entidad Responsable del Tratamiento o Encargada del Tratamiento de su información y Datos

Personales;

1. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento. 

2. Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a la información y datos personales.

3. Presentar ante las autoridades competentes quejas por infracciones al régimen de protección de datos personales que le sea aplicable.

4. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de la información y datos personales en los términos de esta Política. 

5. Acceder a su información y datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, previa solicitud a SIERRA FC, en los términos de la normatividad vigente que le sea aplicable.

6. Cualquier otro derecho incluido en las normas aplicables o aquellas que las modifiquen o complementen.

7. Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles.

8. Tendrán carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.

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8. AUTORIZACIÓN 

Con la aceptación de esta Política, el titular de los datos personales autoriza de forma expresa previa y sin lugar a pagos ni retribuciones a SIERRA FC a recolectar y/o tratar los datos en los términos y conforme con las finalidades expresadas en la presente Política, así como también para transmitir, transferir con terceros, y consultar, complementar y actualizar los datos personales, en cualquier tiempo, con otras bases de datos personales, bien sea que provengan de terceros con autorización o de fuentes en donde se recopilen datos de naturaleza pública, con el fin de mantener actualizada la información.

 

9. DATOS PERSONALES SENSIBLES 

Para el desarrollo de nuestro objeto social y la prestación de nuestros servicios, es posible que necesitemos realizar tratamiento respecto de datos personales sensibles. Así, conforme con lo dispuesto en el artículo 6º de la Ley No. 1581 de 2012, solo trataremos sus datos personales sensibles siempre y cuando medie una autorización. Se informa a los titulares que no estarán obligados en ningún evento a autorizar el tratamiento de datos sensibles y, por lo tanto, la prestación de nuestros servicios no está condicionada a la entrega de esta información, sin embargo, cuando el titular otorgue su autorización, estará aceptando que sus datos personales sensibles sean tratados para las finalidades descritas en la presente Política.

 

10. DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES (MENORES DE 18 AÑOS)

El tratamiento respecto de datos personales y datos personales sensibles de menores de 18 años que se sean objeto de recolección se realiza respondiendo al interés superior de los niños, niñas y adolescentes, asegurando sus derechos prevalentes. Conforme al artículo 12 del Decreto No. 1377 del 2013, el representante legal del menor de 18 años debe otorgar la autorización respecto del tratamiento a favor de SIERRA FC, sin perjuicio de que este ejerza su derecho a ser escuchado. Al dar su autorización como representante legal del menor, estará aceptando que los datos personales sean tratados para las finalidades descritas en la presente Política. SIERRA FC, en el marco del tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, reconoce y asegura la plena vigencia de todos los derechos fundamentales de esta población.

 

      

11. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN

Para ejercer los derechos que le confiere la ley aplicable a cada titular, relativos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales, tenga en consideración lo siguiente:

1. Quien puede ejercer dichos derechos (personas autorizadas para el ejercicio de los derechos): - El titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad, o a través de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse. - Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento. - Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

2. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquel, se tendrá por no presentada. 

3. A través de qué canales presentar sus consultas, peticiones o reclamos. Correo electrónico único: administracion@sierrafc.com.co

4. Información mínima que debe contener cualquier consulta, petición o reclamo: 

• El nombre y dirección de contacto del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta. 

• Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.  - La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos. 

• En caso dado, otros elementos o documentos que pretenda hacer valer en su requerimiento.  

 

SIERRA FC seguirá las siguientes reglas y procedimientos para atender sus consultas, peticiones y reclamos: 

1. Consulta:

SIERRA FC garantizará el derecho de consulta, suministrando a los titulares toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular, bajo las siguientes reglas:

 

1. El titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales: al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento de la información que motiven nuevas consultas. 

2. Para realizar consultas se deberán utilizar los medios o canales habilitados.

3. Independientemente del canal implementado para la atención de consultas, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. 

 

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días hábiles, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

 

2.  Peticiones y Reclamos 

Los titulares y las demás personas autorizadas podrán ejercer a discreción sus derechos a la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, presentando una petición ante SIERRA FC. Cuando los titulares adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la normatividad vigente, podrán presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

 

1. Para realizar peticiones y reclamos relativos al tratamiento de los datos personales se deberán utilizar los medios o canales habilitados, y deberán ser presentados por las personas autorizadas para ello. 

2. Toda petición y/o reclamo deberá contener, como mínimo, la información señalada en la normatividad vigente. Además de dicha información, toda petición y/o reclamo deberá contener la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección y documentos que quiera hacer valer el titular. 

3. Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. 

4. Si por alguna circunstancia se recibe un reclamo en el que SIERRA FC no es competente para resolverlo, SIERRA FC dará traslado, en la medida de sus posibilidades, a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles, e informará de la situación al interesado.

5. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos que mantiene el responsable una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles de recibido el reclamo completo. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

6. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

 

La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización o la solicitud de limitación del uso y divulgación de los datos personales no procederán cuando: (i) el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, en los términos que las leyes aplicables dispongan, (ii) la eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas; (iii) los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular, para realizar una acción en función del interés público o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular. 

 

12. ENTRADA EN VIGENCIA Y PLAZO

La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir de su publicación. Los datos personales proporcionados se conservarán mientras no se solicite su supresión por el interesado y siempre que exista un deber legal o contractual de conservarlos.

 

SIERRA FC se reserva el derecho de modificar esta Política en cualquier momento. En caso de haber cambios sustanciales, SIERRA FC notificará los cambios a los titulares, antes de o a más tardar al momento de implementar las nuevas políticas. En caso de que el cambio se refiera a la finalidad del tratamiento, deberá obtener de los titulares una nueva autorización.